Informatie uit twee tabellen samenvoegen

Excel tip: Twee tabellen samenvoegen

Het komt in Excel regelmatig voor dat je informatie uit twee tabellen zou willen samenvoegen. Laten we een makkelijk voorbeeld pakken: je hebt een lijst waarop per medewerker staat hoeveel overuren hij of zij heeft opgebouwd (blad 1). Nu is er een andere lijst waarop alle e-mailadressen van de medewerkers staan (blad 2). En stel nu dat je alle medewerkers wil mailen hoeveel overuren ze hebben opgebouwd. We gaan de hulp van Excel inroepen en gebruiken de functie Verticaal zoeken.

De eerste stap is zorgen dat de werkbladen die we willen samenvoegen in dezelfde werkmap zitten. Open eerst de bestanden die je nodig hebt. Je kunt bladen naar een andere werkmap verplaatsen door met de rechtermuisknop op het tabblad te klikken. Klik vervolgens op verplaatsen of kopiëren en selecteer de juiste werkmap.

De volgende stap is dat we zorgen dat beide tabellen een “sleutel” hebben waarop kan worden samengevoegd. Dit kan een uniek nummer zijn, maar in ons voorbeeld nemen we simpelweg de voornaam van de werknemer.

Op blad 1 hebben we de volgende gegevens. Dit zijn de overuren van de medewerkers:

excel-informatie samenvoegen - bart van kraaij groep

Op blad 2 staan de e-mailadressen. Deze lijst hoeft niet in dezelfde volgorde te staan:

excel-informatie samenvoegen - bart van kraaij groep

Nu willen we de e-mailadressen van blad 2 in kolom C zetten op blad 1. We gebruiken hiervoor de functie Verticaal zoeken. Deze functie gaan we in cel C1 invoeren op blad 1. Ga naar “functie invoegen” en kies voor “vert.zoeken”. Het hulpscherm verschijnt. Vul de volgende gegevens in:

excel-informatie samenvoegen - bart van kraaij groep

De zoekwaarde is in dit geval de naam van de medewerker en die staat in A1.

De tabelmatrix is waar we het “resultaat” willen gaan opzoeken, namelijk het e-mailadres. In dit geval verwijs je naar Blad 2, kolom A en B.

Kolomindex_getal: het e-mailadres staat in de matrix A:B in de tweede kolom, dus hier vullen we een 2 in.

Benaderen: Mag deze persoon ook ongeveer Piet heten? Nee! Hij moet precies Piet heten, dus er mag niet benaderd worden. Daarom komt hier “ONWAAR” te staan. Klinkt grappig, maar deze functie is alleen relevant bij getallen. Stel dat de zoekwaarde 5,3 is, mag er dan ook in de tabelmatrix worden gezocht op het getal 5? Zo ja, dan dien je hier “WAAR”  in te vullen.

En zie hier het resultaat: piet@bvkgroep.nl. Trek de formule door naar beneden (tot en met C4) en bij alle namen zullen de e-mailadressen verschijnen. Zo kun je alle medewerkers mailen hoeveel overuren ze hebben gemaakt.

Wil je meer tips? Download dan ons e-book!